Secretária Executiva - Presidência HP

Acolher os usuários e colegas de forma humanizada; recepcionar e atender pessoas chegadas e orientá-las no seu encaminhamento e, quando necessário e/ou conveniente, marcar hora de atendimento; fazer e receber ligações telefônicas, prestando informações básicas ou transmitindo recados, e, quando for o caso, transferi-la à pessoa solicitada ou solicitante; protocolar documentos e guias; sempre que necessário, fazer a recuperação de documentos, informações em arquivos, cadastros ou banco de dados, e encaminhá-los ao solicitante; resolver as demandas de atendimento, orientando de maneira clara e precisa as informações solicitadas mantendo assim um bom relacionamento; controle do agendamento e ata de reuniões; observar normas internas de segurança, conferindo documentos; organizar informações e planejar o trabalho do cotidiano; manter o ambiente de trabalho organizado; organizar e fazer a manutenção dos arquivos da secretaria, realizar a classificação, registro e distribuição de correspondência; fazer redação e datilografia de correspondência e documentos de rotina, realizando também serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico; preparar uma interpretação e sintetização de textos e documentos, fazer taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações; atualizar registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas; conhecer os procedimentos, missão, visão e valores da empresa, buscando praticá-los no dia a dia; assegurar o cumprimento das normas de segurança do trabalho; disseminar e se fazer cumprir as ideologias da empresa; colocar-se à disposição para auxiliar na resolução de outras atribuições relacionadas à atividade que não estão aqui descritas.